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Gestion des registres : comment s’en sortir ?

En hôtellerie-restauration, nombreux sont les documents qu’il faut garder, classer, mettre à jour, archiver pendant plusieurs années, etc. Il y a donc deux écoles : la méthode papier, à l’ancienne, ou alors la méthode dématérialisée.

 
Gérer tous ces registres est un travail à temps plein, minutieux, et très important ! Puisque lors de contrôles (sanitaires par exemple, ou encore de l’inspection du travail), le gérant d’un établissement doit pouvoir ressortir tous les documents demandés par l’inspection.

De plus, les réglementations sont en constantes évolutions, les noms des organismes changent, les normes et règles à appliquer aussi… Un vrai casse-tête ! Il est donc indispensable de se tenir informer de l’évolution de toutes ces réglementations (ce qui en plus, le cas échéant, pourrait vous retomber dessus lors d’un contrôle).

Pour cela, plusieurs approches : recenser les outils disponibles, tenir à jour des annexes avec ce que doit contenir chaque registre, rédiger un récapitulatif de tout ce qui est en cours par exemple, etc. Vous pouvez aussi décider de nommer un/des responsables de registres, qui doivent s’assurer de leurs bonnes tenues et mises à jour !

Même s’il y a une personne désignée, il convient de rappeler régulièrement aux membres de votre équipe qu’ils concernent tout le monde ! Par exemple, vous pouvez organiser des petites réunions pour former rapidement chaque salarié sur ce que tel registre contient, quels sont les documents à garder impérativement, à qui les donner, où les entreposer…

Un dernier élément important : la numérisation de ces registres. Faire des copies, ou informatiser ces registres pourra vous être d’une grande aide en cas de perte ou de détérioration des documents. Cela pourra également vous permettre un gain d’espace !
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