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Administratif : combien de temps garder ses documents ?

Avoir son propre établissement – que ce soit un bar, un restaurant ou même un hôtel – demande beaucoup d’organisation, et beaucoup de paperasse. L’administratif prend non seulement du temps, mais aussi de la place… Voici ce que dit la loi concernant les documents à conserver ou non, et combien de temps

 

On vous recommande de faire vraiment attention à ces pièces administratives, et de bien les conserver. L’autre conseil que l’on peut vous donner : c’est de scanner vos documents les plus importants, et notamment ceux qui n’ont pas besoin d’être originaux.

 

Voici donc une liste (non exhaustive) des durées de conservations des documents d’entreprises :

- Les contrats, documents bancaires ou relatifs au transport de marchandise : 5 ans.

- Les déclarations de douane : 3 ans.

- Les contrats d’acquisition/cession : 30 ans.

- Les factures, correspondances commerciales, bons de livraisons : 10 ans.

- Les livres et registres comptables : 10 ans.

- Les documents fiscaux : 6 ans.

- Les statuts de société : 5 ans.

- Les comptes annuels : 10 ans.

- Les convocations, feuilles de présence, rapports du CA : 3 ans.

 

Pour ce qui est des documents relatifs au Plan de Maîtrise Sanitaire, la loi oblige à garder ces documents relatifs à la traçabilité entre 5 ans et 6 mois après leurs dates de durabilité minimale (ancienne DLUO) ou dates limites de consommation, et les documents de vérification (type contrôle microbiologique) durant 3 ans

Les sanctions encourues varient selon les types de documents. Pour ce qui est des documents relatifs aux impôts par exemple, le Code Général des Impôts stipule qu’une amende de 5 000 € peut être applicable.

 

Pour plus d’informations, vous pouvez retrouver les textes de loi de références à l’adresse suivante du site du gouvernement.

 

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